Notice informative concernant les traitements des données personnelles des clients et des fournisseurs de la House of Training

Le Règlement Général Européen sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») protège la vie privée et les droits des individus, ce qui est également primordial pour la House of Training. 


La présente notice d’information (ci-après « la Notice ») a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la House of Training, traite les données à caractère personnel de ses clients, des personnes ayant marqué un intérêt pour ses activités et, le cas échéant, des fournisseurs qui travaillent pour elle. 


La Notice vous informe quels sont les traitements sur vos données personnelles que la House of Training, immatriculée au Registre du commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro G22, établie au 7, rue Alcide de Gasperi, BP 490, L-2014 Luxembourg, fait, en tant que responsable de traitement, pendant et après votre relation contractuelle avec elle en conformité avec le RGPD.


1. Quelles sont les données personnelles traitées ?

Une donnée personnelle ou donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique (ci-après « les Données »).


Afin d’offrir un service complet de qualité, la House of Training traite différentes catégories de données personnelles :

  • des données d'identification personnelles  qui nous permettent entre autres d'entrer en contact avec vous (par exemple: nom, prénom, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de téléphone, adresse email, , selon les besoins), 

  • des données personnelles se rapportant à votre formation à la HoT  (numéros de contrat, noms des participants, certificats de participation et de réussite, etc.) nous permettant de respecter nos engagements, à savoir l’exécution des formations et des tâches en découlant,

  • des données personnelles se rapportant à votre parcours professionnel s’il s’agit d’une formation sur mesure.


Seules les Données pertinentes et nécessaires à l’exécution de nos services sont collectées, traitées et conservées dans le strict respect du principe de minimisation des données. 


2. Sur quelle base et pourquoi vos Données sont-elles utilisées ?

Le traitement de Vos Données est nécessaire à la conclusion et à l’exécution de votre Contrat avec la House of Training et au respect des dispositions légales auxquelles la House of Training est soumise.


Les Données que vous nous confiez nous permettent :


  • de gérer et d'exécuter nos formations, que ce soit en présence des apprentis ou à distance, 

  • de transmettre les informations nécessaires à nos partenaires et sous-traitants contractuels pour assurer les formations,

  • de gérer notre relation contractuelle avec nos clients, 

  • d’informer nos clients des nouveautés qui peuvent leur être utiles et de leur offrir un conseil global en matière de formation,

  • de tenir informées les personnes qui en ont marqué l’intérêt par consentement expresse (ex. : inscription à notre Newsletter), de nos activités et de nos nouveautés,

  • de transmettre les informations requises aux administrations qui en ont légalement le droit, telles que les administrations fiscales. 


3. Qui a accès à vos Données?

Vos Données sont utilisées par les employés de nos services, dans le cadre strict des missions qui leur sont confiées. 


Les Données sont également utilisées par nos partenaires institutionnels (administrations, chambres et associations professionnelles, fédérations) et non-institutionnels (notamment formateurs, prestataires de services tels que fournisseurs informatiques, service d’impression, compagnies d’assurance), dans le cadre de l'exécution de leur contrat avec la House of Training.


De ce fait, les partenaires et les sous-traitants de la House of Training s’engagent à traiter les Données uniquement aux fins de l’exécution de leurs obligations contractuelles et à prendre des mesures requises pour garantir le respect de la confidentialité de ces Données par leur personnel, conformément à la législation en vigueur. 


Des documents tels que les attestations de présence, certificats de réussite et résultats d’examen des apprenants inscrits par leur employeur, seront accessibles pour l’employeur via son espace entreprise ou lui seront envoyés par courriel, en cas de demande expresse de sa part.


Si l’apprenant s’est inscrit lui-même en son nom propre à une formation, son employeur éventuel, n’aura pas accès aux attestations de présence, certificats de réussite et résultats d’examen et devra donc, pour pouvoir les recevoir ou les voir, passer directement par l’apprenant. 


4. Combien de temps les Données sont-elles conservées ?

En tant que client (personne privée ou morale) ou fournisseur, vos Données sont conservées pendant la durée de votre contrat, ainsi qu'après la fin de celui-ci selon le délai nécessaire à l’exécution  de nos obligations légales ou contractuelles, ou,  jusqu’à ce que vous nous demandiez de ne plus les traiter si le traitement était basé sur votre consentement (ex. : lors de la demande de recevoir des informations sur nos formations).


Les données personnelles nécessaires à l’émission de certificats de formation sont conservées sur une période de 10 ans. 


5. Quels sont vos droits ?

Le règlement sur la protection des données personnelles précise, dans les limites prévues par les textes applicables, que vous êtes en droit, en tant que « personne concernée », de demander sans frais : 


  • d'accéder à vos données à caractère personnel

  • de demander la rectification ou l'effacement de celles-ci

  • d'obtenir la limitation de leur traitement

  • de vous opposer à leur utilisation à des fins de prospection

  • la portabilité de vos données.


Ces droits peuvent être exercés par e-mail, adressé à l’adresse suivante : gdpr@houseoftraining.lu. House of Training se réserve la possibilité de vous demander de lui fournir un scan/une copie papier de votre titre d'identité, afin que nous puissions vérifier votre identité avant de traiter votre demande. 


Vous disposez également de la possibilité de porter plainte, en cas de doute sur le respect des règles applicables en matière de protection des données personnelles par la House of Training, devant une autorité de supervision telle que la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), ayant son siège au 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.


6. Comment nous joindre ?

Pour toute question ou demande relative à la protection des données personnelles, il vous suffit d'envoyer un message à gdpr@houseoftraining.lu.


Version mise à jour le 18/02/2021


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